Перейти до основного вмісту

Оприбуткування товарів – робота із задоволенням

  • 04.05.2011

Перетворення кропіткої і трудомісткої роботи по оприбуткуванню товарів у програму обліку роздрібного магазину у швидкий і легкий процес - цілком можливе. Для цього в програмі повинний бути спеціальний інструмент, що дозволяє імпортувати отримані прибуткові накладні і вносити них у базу даних з мінімальною участю людини. Про те, як це реалізовано в програмі "МініСофт Комерція", піде мова в цій статті.

Кому доводилося вносити в базу даних програми обліку довгі прибуткові накладні від постачальників, при тому, що за день їх можуть бути десятки-сотні, той знає, наскільки це трудомістка і нудна робота, що вимагає до того ж концентрації уваги. Як наслідок - швидка стомлюваність і падіння продуктивності людини, що займається цією роботою.

У ряді типових програм не передбачено ніяких інструментів, що дозволяють автоматизувати процес оприбуткування товарів. Не завжди є і можливість змінити програму, додавши туди такий механізм.

І це при тому, що в епоху інтернету нескладно організувати електронний документообіг між постачальниками і роздрібним магазином. По електронній пошті постачальник може відсилати одержувачеві накладні в зручному для імпорту форматі.

У програмах сімейства "МініСофт Комерція" реалізований інструмент автоматичного внесення прибуткової накладної в базу об'єкта. Розглянемо детальніше здійснення приходу товару в програмі.

Перед внесенням прибуткової накладної необхідно заповнити картку постачальника, якщо її раніше не було в програмі.

1_4.jpg

Надходження товару в магазин відображається в програмі прибутковою накладною, що зберігається як документ і відображається на закладці «Приход».

2_4.jpg

Прибуткову накладну можна створити як вручну, так і здійснивши імпорт даних з файлу - у даному випадку з видаткової накладної постачальника товарів.

Для імпорту необхідно попередньо створити спеціальний файл у табличному процесорі, наприклад MS Excel або OpenOffіce.org Calc. Зразок файлу з назвою "Шаблон приходу", у якому дотримується відповідність полів (стовпців листа), знаходиться в папці програми. Це необхідно тому, що в різних постачальників різні програми обліку і, відповідно, зовсім різні по наповненню і форматові файли експорту накладній зі своєї програми.

Є дві технології підготовки файлу накладної для імпорту.

Перша - проста, механічна. Дані з накладної постачальника переносяться копіюванням стовпців у відповідні стовпці файлу-шаблона.

Друга - більш складна в підготовці, однак менш трудомістка у використанні. Її доцільно застосовувати, якщо список постачальників відносно не великий (що характерно для малих і середніх магазинів, для використання в яких і призначена програма "МініСофт Комерція"). Для кожного постачальника робиться шляхом копіювання окремий файл-шаблон, що за допомогою формул табличного процесора перетворить накладну постачальника в необхідний формат програми "МініСофт Комерція". Розглянемо на прикладі створення такого файлу, використовуючи програму MS Excel 2003.

Від постачальника прийшла накладна наступного виду:

3_4.jpg

Для імпорту в програму нас цікавить тільки таблична частина документа - список товарів з цінами і кількістю.

Створюємо файл-шаблон, назвавши його по імені постачальника "Арго-пром.xls".

Перший лист книги файлу - шаблон програми "МініСофт Комерція", де порядок стовпців строго заданий.

4_3.jpg

На Лист2 копіюємо таблицю накладної постачальника.

5_4.jpg

Оскільки в цій накладній немає окремо ціни товару з ПДВ, створюємо додатковий стовпець і по формулі знаходимо відповідне значення цін.

6_4.jpg

Всі основні відомості про товари тепер є і можна створювати формули на Лист1 файлу, що і буде використовуватися програмою "МініСофт Комерція".

Найпростіший  варіант - використовувати операцію присвоєння (значення одної комірки таблиці привласнюються іншій комірці). У програмі MS Excel ця операція робиться за допомогою знака "=".

Вводимо відповідні формули на Лист1 файлу.

7_0.jpg

Одержуємо наступну таблицю

8_0.jpg

Якщо в накладного постачальника є поле зі штрихом-кодом або артикулом товарів - вносимо ці дані у відповідні поля таблиці. Якщо окремо указується виробник товару - також вносимо дані у відповідне поле.

На Лист1 виділяємо комірки з формулами і протягуємо їх вниз, копіюю формули, - на стільки рядків, щоб із запасом вистачило навіть при найбільшій  накладній цього постачальника.

На цьому створення файлу-шаблона цього постачальника закінчено. При одержанні наступних накладних постачальника досить буде на Лист2 скопіювати табличну частину накладної - і на Лист1 буде практично готовий шаблон для імпорту накладної в програму "МініСофт Комерція".

Залишилося зробити дві дії - і шаблон цілком готовий.

По-перше, необхідно вказати код категорії товарів, у яку необхідно віднести одержуваний товар. Якщо в програмі "МініСофт Комерція" використовується багато категорій товарів (ліва частина вікна на закладці "Товари"), то або Ви напроти кожного товару вказуєте код категорії, куди буде віднесений даний товар, або Ви зберігаєте всі товари в одну категорію, а потім переміщенням переносите картки товарів у відповідні категорії. Це робиться при первинному заповненні товарами нової бази даних - надалі  при наявності картки товару в базі програми відповідні зміни будуть вноситися автоматично - при цьому значення коду категорії у файлі-шаблоні ролі не грає.

По-друге, для імпорту необхідно вказати одне з двох значень: націнку (відсоток) або роздрібну ціну товару. Третю величину програма визначить автоматично.

Цілком заповнений файл-шаблон буде мати такий вигляд:

9_0.jpg

Для створення прибуткової накладної в програмі переходимо на закладку "Приход" і даємо команду "Добавить". У вікні форми для імпорту даних у прибуткову накладну з зовнішнього файлу використовується кнопка "Импорт", у вікні вибору вказується шлях до файлу-шаблона (у нашому випадку - "Арго-пром.xls") , дані з якого сформують прихід.

Кольором рядка вказується спосіб ідентифікації даного товару з накладної з товаром, що на даний момент уже є в базі програми.

10_0.jpg

Ті товари, що є в базі і по заводському штрих-коду однозначно ідентифіковані, виділяються салатовим кольором. Товари, що ще не ідентифіковані, показуються на білому тлі. Товари, ідентифікація яких здійснилася по унікальному артикулі, виділяються фіолетовим кольором.

Якщо раніш товар у базі був, однак не має штриха-коду або унікального артикула, його можна ідентифікувати вручну - скориставшись списком поля "Изменить товар по категории". Для цього установити на рядку товару курсор - і зі списку поля "Изменить товар по категории" вибрати потрібну назву товару. Він позначитися рожевим кольором (як у нашому випадку).

Після обробки списку накладної і однозначному визначенню відповідності нових товарів зі старими, вказуємо постачальника, дату документів (видаткової накладної постачальника і якщо є в цьому необхідність - податкової накладної постачальника), номера документів - і зберігаємо або проводимо прибуткову накладну.

Суми накладної, що формуються програмою автоматично, служать для контролю правильності заповнення накладної (запобігання механічних помилок і пропусків зміни ціни на товар). У поле "Примечание" користувач може робити замітки щодо особливостей суті операції, що відображає накладна.

11_0.jpg

Документ "Приходная накладная" в програмі «МиниСофт Магазин» може мати три стани: "Сохраненный", "Проведенный" и "Удаленный".

В стані "Сохраненный" окумент відображається на закладці Приход, однак ніяких змін по товарах - їх кількості і ціні - не здійснює.

В стані "Проведенный" документ вносить зміни в дані програми, змінюючи кількість відповідних товарів і/або їх ціну.

При здійсненні видалення (стан "Удаленный") скасовуються всі зміни, що вносив у програму даний документ. Сама накладна в списку залишається і не видаляється з програми. Вилучений документ можна знову перевести в стан "Сохраненный" (команда "Восстановить приходную накладную"), а потім - і в "Проведенный".

Усі дії над наявним в програмі документом здійснюються командами з контекстного меню.

12_0.jpg

Володіючи відповідними правами, користувач може змінювати стан документа: із "Сохраненного" - в "Проведенный" (команда "Редактировать") , из "Проведенного" - в "Сохраненный" (команда "Отменить проведение приходной накладной") або "Удаленный" (команда "Удалить приходную накладную").

На закладці “Приход” у верхній таблиці, де відображається список документів "Приходная накладная" можна здійснювати розрахунок з постачальником — через команди контекстного меню. В залежності від того, який вид грошей використовується для розрахунку — готівка або безготівкові кошти — вибирається відповідна команда і у відповідному полі вводить суму, що віддається постачальникові. При проведенні розрахунку з каси автоматично програмою створюються документи «Выемка денег из кассы» та «Расчет с поставщиком» (закладка «Финансы»).

Документ «Приходная накладная» дозволяє також коригувати в програмі кількість товару по документах і його реальну кількість у магазині. Це актуально в ситуації повернення товару постачальникам (створюється нова накладна з відповідним типом документа - "Возврат / перемещение"), при виявленні крадіжки товару або його псування (створюється накладна з типом "Списание"). Документом "Инвентаризация" можна зручно і легко здійснювати інвентаризацію товарних запасів по всіх товарах або по визначеній їх частині. При проведенні документа "Инвентаризация" програма автоматично здійснить зміну кількості товарів - приплюсує надлишки або спише нестачу.

У програмі реалізовані функції повернення: повернення постачальнику і переміщення товарів на інший магазин.

При наявності декількох магазинів товари з одного магазина (складу) в іншій можна переміщати документом у режимі "Возврат поставщику / перемещение". ля здійснення вивантаження документа "Перемещение" існує кнопка "Экспорт" на закладці Приход. Вона дозволяє зберегти дані в зовнішній файл у форматі, необхідному для імпорту приходу програмою "МініСофт: Комерція".

У друкованій формі прибуткову накладну можна одержати кнопкой "Печать" на закладці "Приход".

13_0.jpg

При використанні програми власник може вибирати як супутній більш зручний і доступний для нього офісний пакет - або Mіcrosoft Offіce, або OpenOffіce. Програма "МініСофт Комерція" однаково успішно зможе виконувати всі дії з зовнішньою програмою (вивантаження звітів, друк етикеток, формування реєстру податкових накладних у торгівлі) незалежно від того, який пакет використовується. Це дозволяє власнику не купувати дорогий ліцензійний пакет Mіcrosoft Offіce, а використовувати пакет OpenOffіce.org, що може вільно встановлюватися і використовуватися в комерційних і державних організаціях, на домашніх комп'ютерах згідно GNU General Publіc Lіcense. Використання програмного забезпечення підпадають під ліцензію GNU/GPL, дозволену на Україні згідно ст. 5, 15 і 30 Закону України "Про авторське право і суміжні права", а також ст. 633 Цивільного Кодексу України, а також ст. 178 Господарського Кодексу України. Аналогічні правові норми діють і в інших країнах СНД.

Таким чином, використовуючи можливості програми, власник бізнесу або його працівники можуть легко здійснювати оприбуткування товарів і не витрачати багато часу на рутинну роботу.

Демо версія програми МініСофт Комерція