Автоматизация розничной торговли - магазинов, бутиков, аптек, кафе

Оприходование товаров – работа с удовольствием

Превращение кропотливой и трудоемкой работы по оприходыванию товаров в программу учета розничного магазина в быстрый и легкий процесс – вполне возможно. Для этого в программе должен быть специальный инструмент, позволяющий импортировать полученные приходные накладные и вносить их в базу данных с минимальным участием человека. О том, как это реализовано в программе «МиниСофт Магазин», пойдет речь в этой статье.

Кому приходилось вносить в базу данных программы учета длинные приходные накладные от поставщиков, при том, что за день их могут быть десятки-сотни, тот знает, насколько это трудоемкая и нудная работа, требующая к тому же концентрации внимания. Как следствие – быстрая утомляемость и падение производительности работы человека, занимающегося этой работой.

В ряде типовых программ не предусмотрено никаких инструментов, позволяющих автоматизировать процесс оприходования товаров. Не всегда есть и возможность изменить программу, добавив туда такой механизм.

И это при том, что в эпоху Интернета несложно организовать электронный документооборот между поставщиками и розничным магазином. По электронной почте поставщик может отсылать получателю накладные в удобном для импорта формате.

В программах семейства «МиниСофт Коммерция (Торговля, Общепит)» реализован инструмент автоматического внесения приходной накладной в базу объекта. Рассмотрим детальнее осуществление прихода товара в программе, взяв для примера розничный магазин (программа "МиниСофт Магазин").

Перед внесением приходной накладной необходимо заполнить карточку поставщика, если ее раньше не было в программе.

1_4.jpg

Поступление товара в магазин отображается в программе приходной накладной, которая сохраняется как документ и отображается на закладке «Приход».

2_4.jpg

Приходную накладную можно создать как вручную, так и осуществив импорт данных с файла – в данном случае с расходной накладной поставщика товаров.

Для импорта необходимо предварительно создать специальный файл в табличном процессоре, например MS Excel или OpenOffice.org Calc. Образец файла под названием "Шаблон прихода", в котором соблюдается соответствие полей (столбцов листа), находится в папке программы. Это необходимо потому, что у разных поставщиков разные программы учета и, соответственно, совершенно разные по наполнению и формату файлы экспорта накладной из своей программы.

Есть две технологии подготовки файла накладной для импорта.

Первая – простая, механическая. Данные из накладной поставщика переносятся копированием столбцов в соответствующие столбцы файла-шаблона.

Вторая – более сложная в подготовке, однако менее трудоемкая в использовании. Ее целесообразно применять, если список поставщиков относительно не велик (что характерно для малых и средних магазинов, для использования в которых и предназначена программа «МиниСофт Магазин»). Для каждого поставщика делается путем копирования отдельный файл-шаблон, который с помощью формул табличного процессора преобразует накладную поставщика в требуемый формат программы «МиниСофт Магазин». Рассмотрим на примере создание такого файла, используя программу MS Excel 2003.

От поставщика пришла накладная следующего вида:

3_4.jpg

Для импорта в программу нас интересует только табличная часть документа – список товаров с ценами и количеством.

Создаем файл-шаблон, назвав его по имени поставщика «Арго-пром.xls».

Первый лист книги файла – шаблон программы «МиниСофт Магазин», где порядок столбцов строго задан.

4_3.jpg

На Лист2 копируем таблицу накладной поставщика.

5_4.jpg

Поскольку в этой накладной нет отдельно цены товара с НДС, создаем дополнительный столбец и по формуле находим соответствующие значение цен.

6_4.jpg

Все основные сведения о товарах теперь есть и можно создавать формулы на Лист1 файла, который и будет использоваться программой «МиниСофт Магазин».

Самый простой вариант – использовать операцию присвоения (значение одной ячейки таблицы присваиваются другой ячейке). В программе MS Excel эта операция делается с помощью знака «=».

Вводим соответствующие формулы на Лист1 файла.

7_0.jpg

Получаем следующую таблицу

8_0.jpg

Если в накладной поставщика есть поле со штрих-кодом либо артикулом товаров – вносим эти данные в соответствующие поля таблицы. Если отдельно указывается производитель товара – также вносим сведения в соответствующее поле.

На Лист1 выделяем ячейки с формулами и протягиваем их вниз, копирую формулы, – на столько строк, чтобы с запасом хватило даже при самой большой накладной этого поставщика.

На этом создание файла-шаблона этого поставщика закончено. При получении следующих накладных поставщика достаточно будет на Лист2 скопировать табличную часть накладной – и на Лист1 будет практически готов шаблон для импорта накладной в программу «МиниСофт Магазин».

Осталось сделать два действия – и шаблон полностью готов.

Во-первых, необходимо указать категорию товаров, в которую необходимо отнести получаемый товар. Если в программе «МиниСофт Магазин» используется много категорий товаров (левая часть окна на закладке «Товары»), то либо Вы напротив каждого товара указываете код категории, куда будет отнесен данный товар, либо Вы сохраняете все товары в одну категорию, а затем перемещением переносите карточки товаров в соответствующие категории. Это делается при первичном заполнении товарами новой базы данных – в дальнейшем при нахождении карточки товара в базе программы соответствующие изменения будут вноситься автоматически – при этом значение кода категории в файле-шаблоне роли не играет.

Во-вторых, для импорта необходимо указать одно из двух значений: наценку (процент) либо розничную цену товара. Третью величину программа определит автоматически.

Полностью заполненный файл-шаблон будет иметь следующий вид:

9_0.jpg

Для создания приходной накладной в программе переходим на закладку «Приход» и даем команду «Добавить». В открывшимся окне для импорта данных в приходную накладную из внешнего файла используется кнопка "Импорт", в окне выбора указывается путь к файлу-шаблону (в нашем случае - «Арго-пром.xls») , данные из которого сформируют приход.

Цветом строки указывается способ идентификации данного товара с накладной с товаром, который на данный момент уже есть в базе программы.

10_0.jpg

Те товары, которые есть в базе и по заводскому штрих-коду однозначно идентифицированы, выделяются салатовым цветом. Товары, которые ещё не идентифицированы, показываются на белом фоне. Товары, идентификация которых осуществилась по уникальному артикулу, выделяются фиолетовым цветом.

Если раньше товар в базе был, однако не имеет штрих-кода либо уникального артикула, его можно идентифицировать вручную - воспользовавшись списком поля "Изменить товар по категории". Для этого установить на строке товара курсор - и из списка поля "Изменить товар по категории" выбрать нужное название товара. Он обозначиться розовым цветом (как в нашем случае).

После обработки списка накладной и однозначного определения соответствия новых товаров со старыми, указываем поставщика, дату документов (расходной накладной поставщика и если есть в этом необходимость – налоговой накладной поставщика), номера документов – и сохраняем либо проводим приходную накладную.

Суммы накладной, которые формируются программой автоматически, служат для контроля правильности заполнения накладной (избежание механических ошибок и пропусков изменения цены на товар). В поле «Примечание» пользователь может делать заметки относительно особенностей сути операции, которую отображает накладная.

11_0.jpg

Документ "Приходная накладная" в программе «МиниСофт Магазин» может иметь три состояния: "Сохраненный", "Проведенный" и "Удаленный".

В состоянии "Сохраненный" документ отображается на форме Приход, однако никаких изменений по товарам - их количеству и цене - не осуществляет.

В состоянии "Проведенный" документ вносит изменения в данные программы, изменяя количество соответствующих товаров и/или их цену.

При осуществлении удаления (состояние "Удаленный") отменяются все изменения, которые вносил в программу данный документ. Сама накладная в списке остается и не удаляется из программы. Удаленный документ можно снова перевести в состояние "Сохраненный" (команда "Восстановить приходную накладную"), а затем - и в "Проведенный".

Все действия над существующем в программе документом осуществляются командами из контекстного меню.

12_0.jpg

Обладая соответствующими правами, пользователь может изменять состояние документа: из "Сохраненного" - в "Проведенный" (команда "Редактировать") , из "Проведенного" - в "Сохраненный" (команда "Отменить проведение приходной накладной") либо "Удаленный" (команда "Удалить приходную накладную").

На форме документа "Приходная накладная" возможно осуществлять расчет с поставщиком - при первичном создании документа при наличии соответствующего права пользователь устанавливает переключатель "Осуществить расчет с поставщиком" в активное состояние и в соответствующем поле вводит сумму, которая отдается поставщику. При сохранении или проведении накладной автоматически программой создаются документы «Выемка денег из кассы» и «Расчет с поставщиком» (закладка «Касса»).

Документ «Приходная накладная» позволяет также корректировать в программе количество товара по документам и его реальное количество в магазине. Это актуально в ситуации возвращения товара поставщикам (создается новая накладная с соответствующим типом документа - "Возврат / перемещение"), при выявлении кражи товара или его порчи (создается накладная с типом "Списание"). Документом "Инвентаризация" можно удобно и легко осуществлять инвентаризацию товарных запасов по всем товарам либо по определенной их части. При проведении документа "Инвентаризация" программа автоматически осуществит изменение количества товаров - приплюсует излишки или спишет недостачу.

В программе реализованы функции возврата: возврата поставщику и перемещение товаров на другой магазин.

При наличии нескольких магазинов товары из одного магазина (склада) в другой можно перемещать документом в режиме "Возврат поставщику / перемещение". Для осуществления выгрузки документа "Перемещение" существует кнопка "Экспорт" на закладке Приход. Она позволяет сохранить данные во внешний файл в формате, необходимом для импорта прихода программой "МиниСофт: Магазин".

В печатной форме приходную накладную можно получить кнопкой "Печать" на закладке "Приход".

13_0.jpg

При использовании программы собственник может выбирать как сопутствующий более удобный и доступный для него офисный пакет - либо Microsoft Office, либо OpenOffice. Программа "МиниСофт Магазин" одинаково успешно сможет выполнять все действия с внешней программой (выгрузку отчетов, печать этикеток, формирование реестра налоговых накладных в рознице) независимо от того, какой пакет используется. Это позволяет собственнику не покупать дорогой лицензионный пакет Microsoft Office, а использовать пакет OpenOffice.org, который может свободно устанавливаться и использоваться в коммерческих и государственных организациях, на домашних компьютерах согласно GNU General Public License. Использование программного обеспечения подпадающими под лицензиию GNU/GPL, разрешено на Украине согласно Ст. 5, 15 и 30 Закона Украины "Об авторском праве и смежных правах", а также ст. 633 Гражданского Кодекса Украины, а также ст. 178 Хозяйственного Кодекса Украины. Аналогичные правовые нормы действуют и в других странах СНГ.

Таким образом, используя возможности программы , собственник бизнеса либо его работники могут легко осуществлять оприходование товаров и не тратить много времени на рутинную работу.

Наши контакты

Телефон
(096) 438-36-24
(095) 547-57-31
Адресул. 600-летия 17-Г,
оф. 310, г. Винница
Электронная почта: www@minisoft.com.ua
Работаем:
ПН-ПТ, 09:00-18:30

Демо-версия программы МиниСофт Коммерция
Презентация компании МиниСофт

Подписка

на новости, акции, специальные предложения компании

© ООО «МиниСофт», все права сохранены
Программное обеспечение для автоматизации торговли

Адрес: ул. 600-летия 17-Г, оф. 310, г. Винница, Украина.
Телефоны: (096) 438-36-24, (095) 547-57-31
Электронная почта: www@minisoft.com.ua

МиниСофт Украина: minisoft.com.ua
МиниСофт Казахстан: minisoft.kz