Автоматизация розничной торговли - магазинов, бутиков, аптек, кафе

Какая программа нужна рознице?

В статье рассматриваются вопросы выбора программы для автоматизации розничного магазина, в частности проводится сравнение продукта компаний «МиниСофт» и большой программы для розничного магазина.

Собственники розничных магазинов, особенно небольших, сегодня все чаще задумываются о автоматизации магазина и задаются вопросами: «А какая программа нужна для магазина (продуктов, одежды, обуви, сантехники…)? Нужна ли мне большая и дорогая программа? Или нужна удобная специализированная программа для розницы, аналог 1С, но по доступной цене? Какую же программу стоит покупать?».

В этой статье мы рассмотрим ответы на ключевые вопросы, возникающие при автоматизации и сравним решения для розницы – «МиниСофт Коммерция» и, как пример, одну из больших специализированных программ для розницы (из этических соображений не будем ее называть). При сравнении сгруппируем показатели программ на 7 категорий и кроме простого сравнения наличия/отсутствия функции или возможности кратко резюмируем полученный результат.

Программный продукт «МиниСофт Коммерция» - специализированная программа ведения оперативного учета и контроля в розничной торговле. «МиниСофт Коммерция» осуществляет автоматизацию управления и учета небольшого и среднего магазина, минимаркета, а также розничных сетей, в которых каждый магазин является независимым объектом деятельности.

(Отметим попутно, что перечисленные далее возможности программных продуктов ООО "МиниСофт" актуальны и для автоматизации кафе, пиццерии, бара, автомойки, аптеки или другого заведения торговли или оказания услуг)

Программа, с которой ведется сравнение, предназначена для автоматизации торговой деятельности магазинов и других розничных торговых точек, в том числе объединенных в торговую сеть.

Сравнение программ произведем по совокупности показателей, объединив их в категории: «Основные функции учета и контроля», «Поддержка торгового оборудования», «Возможности собственника», «Внедрение и обучение», «Безопасность и сохранность базы данных», «Сервис и поддержка», «Стоимость».

Показатели категории отобразим в виде таблиц, отмечая знаками «+» и «-» соответствие критерию (например, наличие или отсутствие в программе соответствующей функции или возможности), а знаками «+/-» - частичное соответствие (например, частичную возможность реализовать документ или операцию). В скобках будем кратко комментировать отдельные моменты.

Основные функции учета и контроля

Поскольку функций или операций данной категории в программах довольно много, кратко укажем самые существенные из них.

Функция, операция или документ «МиниСофт Коммерция» Другая программа
ведение карточек товаров, клиентов и поставщиков + +
проведение прихода товаров от поставщиков магазина + +
импорт приходных документов с внешних файлов + -
реализация товаров и услуг покупателям + +
переоценка товаров + +
перемещения товаров между магазинами, внутренними складами +/- +
работа с территориально распределенными информационными базами +/- +
торговля комплектами товаров + +
возвраты товаров от покупателей + +
инвентаризация товарных запасов + +
движение наличных денежных средств + +
оформление чеков продажи + +
учет оплат товаров по платежным картам + +
работа с эквайринговыми системами - +
использование скидок по дисконтным картам (фиксированные и накопительные скидки), бонусов и подарков + +
возврат товара поставщику + +
ведение расчётов с поставщиками + +
многовалютность +/- -
контроль движения товаров и денежных средств + +

Резюме. Как видно из таблицы, большинство самых главных для розницы функций реализовано в обеих программах. Большая программа, кроме отмеченного, использует партионную систему документов, от которой отказались разработчики «МиниСофт Коммерция». «МиниСофт Коммерция» изначально делался под самостоятельный магазин, поэтому в программе нет мест хранения, как в некоторых других программах. Однако программа «МиниСофт Коммерция» предусматривает технологию перемещения товаров с магазина на магазин или на склад, через систему экспорта-импорта соответствующих документов. Специальная технология импорта прихода в «МиниСофт Коммерция» позволяет легко создавать в программе приходные накладные (импорта прихода нет в ряде программ). Подробней об этом читайте в статье.

Поддержка торгового оборудования

Тип оборудования «МиниСофт Коммерция» Другая программа
сканеры штрих-кодов + +
принтеры чеков + +
принтеры этикеток + +
электронные весы + +
весы с печатью этикетки + +
фискальные регистраторы + +
электронные контрольно-кассовые аппараты + -
терминалы сбора данных - +
ридеры магнитных карт + +

Резюме. Программы поддерживают работу с большинством востребованного на сегодня торгового оборудования. В программе «МиниСофт Коммерция» осуществляется генерация краткого наименования товара для фискального регистратора либо кассового аппарата по специальному алгоритму, что позволяет автоматически включать в краткое название товара корень нескольких слов названия и указываемое в параметрах количество символов. Специальный модуль позволяет осуществлять взаимодействие программы «МиниСофт Коммерция» с электронными контрольно-кассовыми аппаратами.

Возможности собственника

В этой категории проанализируем инструменты, которые может использовать собственник магазина для контроля работы магазина и его персонала.

Функция или операция (инструмент) «МиниСофт Магазин» Другая программа
разграничение прав пользователей и паролей + +/-
возможность дистанционной работы, в том числе – через Интернет + +
запрет ряда операций или действий конкретным пользователям + +/-
история документов или операций + +
удобные отчеты по всем документам и объектам программы + +
гибкое самостоятельное изменение настроек программы + -

Резюме. Программы позволяют собственнику контролировать деятельность объекта и персонала как непосредственно, так и дистанционно. Все настройки параметров программы «МиниСофт Коммерция» может самостоятельно осуществить владелец или уполномоченное им лицо. Настройка большой и сложной программы требует специальных знаний и опыта, которых часто нет у собственников розницы. Поэтому настройка таких программ, как правило, делается программистом – специалистом по данной программе. Та же ситуация возникает при необходимости добавить новых пользователей или поменять им права на осуществление действий в программе.

Внедрение и обучение

Этап внедрения системы автоматизации – один из самых сложных и хлопотных. Кроме трудоемкости, он также может характеризоваться длительностью и стоимостью всех мероприятий, необходимых для начала полноценного использования программы.

Критерий «МиниСофт Коммерция» Другая программа
установка и первичная настройка программы без дополнительной оплаты + +/-
самостоятельное внедрение системы + +/-
дружественность интерфейса, интуитивность работы + +/-
наличие обучающих материалов по программе + +
необходимость специальных знаний для работы с программой - +/-
максимальное время освоения программы:
  • продавцом, кассиром
до 1 часа до 3 – 5 часов
  • бухгалтером, товароведом (всех возможностей программы)
до 10 часов до 30 – 40 часов
  • собственником (контроль и отчетность)
до 5 часов до 10 часов
минимальное время внедрения 1 день 2 – 3 дня
потребность в специальном отдельном платном обучении персонала - +
отсутствие дополнительных затрат на внедрение + -

Резюме. Статистика внедрения программ компании «МиниСофт» показывает, что среднеподготовленный пользователь компьютера может полностью самостоятельно установить, настроить, освоить и внедрить программу «МиниСофт Коммерция». Этому способствует простота и дружественность программы, наличие понятного и достаточно полного описания программы, справки, политика компании и ее партнеров по поддержке клиентов – пользователей программы. В то же время установка и обучение персонала, как правило, входят в стоимость покупки продукта, как и бесплатное дистанционное сопровождение клиентов на этапе внедрения.

Покупка большой программы, как правило, не гарантирует бесплатной установки и настройки (покупается коробка с программой, услуги в стоимость не входят). Только специально обученный персонал с опытом работы может быстро приступить к работе в программе – а такой персонал, к сожалению, большая редкость среди продавцов и других специалистов в рознице. Первичная настройка программы, как правило, требует работы опытного программиста, оплата услуг которого может превышать стоимость приобретения продукта (например, в среднем по Украине стоимость 10 часов работы программиста или внедренца больших программ составляет 1200 – 2000 грн.). Стоимость обучения бухгалтера или товароведа для работы с программой в разных регионах составляет от 1000 грн./человек.

Безопасность и сохранность базы данных

Вся информация по деятельности объекта автоматизации сохраняется в базе данных (БД) программы, поэтому важным критерием есть защищенность БД от повреждения или уничтожения. Для эффективной работы магазина необходимо грамотно организовать хранение данных, а также постоянно обеспечивать нужный уровень доступности данных и их безопасность. Главными мероприятиями защиты должны быть правильные настройки доступа на уровне операционной системы, в том числе – запрет на копирование БД, любые несанкционированные действия с объектами БД.

Критерий «МиниСофт Коммерция» Другая программа
защищенность БД от удаления или несанкционированного копирования +/- +/-
невозможность несанкционированного изменения структуры БД +/- +/-
наличие контроля доступа к ресурсам данных, невозможность ручной коррекции данных пользователями + +/-
создание резервной копии БД + +

Резюме. Программа «МиниСофт Коммерция» использует в качестве средства хранения данных MS SQL Server 2005 (Express Edition), что позволяет защитить структуру базы и хранение данных за счет обеспечения нужного уровня доступности системы и эффективного управления параметрами систем безопасности. Без соответствующего программного обеспечения (прежде всего – оболочки программы «МиниСофт Коммерция») стороннее лицо не сможет посмотреть данные по деятельности магазина, его обороты, товарные запасы и т.д. Простое копирование БД на другой ПК без установленной программы и лицензионного ключа не позволит воспользоваться данными с БД.

Главной проблемой безопасности структуры БД ряда других программ есть открытая конфигурация, то есть любой пользователь может внести какие-то изменения в структуру БД. Программисты постоянно встречаются с ситуациями такого непрофессионального вмешательства в БД и не всегда удается корректно восстановить БД без потери данных.

Сервис и поддержка

Обслуживание и поддержка программы после внедрения – необходимое условие успешного ее использования. Критерием выступает необходимость обновления – как часто и на каких условиях производятся обновления программ.

Критерий «МиниСофт Коммерция» Другая программа
гарантия сервисной поддержки от производителя + +
доступность обновлений программы без доплаты + -
простота обновления программы +/- +/-
возможность дистанционного обслуживания программы + +
потребность в частом обновлении программы - +/-
возможность дистанционных консультаций по программе + +/-

Резюме. Для ряда больших программ производителем ПО предусмотрено платное сервисное обслуживание. Для сервисного обслуживания и сопровождения данного продукта бывает необходимо оформить платную подписку или подписать договор абонентского обслуживания, стоимость которых на год соизмерима со стоимостью покупки еще одного экземпляра программы.

Компания «МиниСофт» предоставляет своим клиентам бесплатное обновление программы, оплата может осуществляться за вызов специалиста и его работу. Обновление программы не обязательно и может осуществляться раз в квартал и реже. Обслуживание и обновление может происходить дистанционно, в удобное для клиента время.

Стоимость

После рассмотрения предыдущих категорий критериев можно сравнить стоимость приобретения программ и их дальнейшего использования.

Из этических соображений здесь не будут приводиться конкретные цифры стоимости других программ – Вы можете сами их найти и узнать.

Статья затрат «МиниСофт Коммерция»
стоимость программы, грн.:
  • однопользовательская версия
  • двухпользовательская версия
  • сетевая версия (больше 3 ПК в сети)
  • 1950
  • 2500
  • 4000
расходы на внедрение входят в покупку (до 3 часов) или почасовая оплата
обучение персонала (в т.ч. – бухгалтера, товароведа) входит в покупку (до 3 часов) или почасовая оплата
стоимость работы по обслуживанию и обновлению по договор. (примерно 100 грн. /час)
дополнительные расходы на сопровождение и сервис не обязательны

Резюме. Большая и сложная программа требует значительных капиталовложений не только на ее приобретение, но и на внедрение и использование. Приблизительная сумма расходов на автоматизацию магазина из 5-х ПК с учетом обучения бухгалтера/товароведа и собственника может составлять от 9000 грн. и выше. Дальнейшее обслуживание, кроме оплаты услуг программиста, может требовать дополнительных затрат (иначе оно считается незаконным) и может в год стоить до 5000 грн., что соизмеримо со стоимостью покупки еще одной такой программы.

Программа «МиниСофт Коммерция» намного проще в изучении и внедрении и поэтому, как правило, не требует больших расходов на этом этапе (максимум – несколько сотен грн. на специальное консультирование сотрудниками или партнерами компании «МиниСофт»). Опыт многих магазинов показывает, что возможно полностью самостоятельное внедрение программы. Никаких обязательных платежей за обновление и поддержку с клиентов компания «МиниСофт» не планирует – это наша принципиальная позиция. Поэтому максимально возможные затраты на использование программы «МиниСофт Магазин» - до 1000 грн. в год, при условии, что собственнику по каким либо причинам нужна помощь специалиста в резервном копировании базы, обновлении и прочее.

Выводы

В статье мы постарались детально показать критерии оценки программы автоматизации розничного заведения (магазина, кафе и т.д.), преимущества и недостатки двух типов программных решений: больших и дорогих программ и программ семейства «МиниСофт Коммерция (Торговля, Общепит)».

Прочитав статью, Вы – уважаемый собственник бизнеса, предприниматель – можете самостоятельно сделать выводы и решить, какая из программ больше подходит для Вашего бизнеса, для Вашего заведения.

Мы будем рады познакомить Вас с нашими продуктами – либо в личном контакте, либо дистанционно. Звоните, пишите, приходите в офис к нам или нашим партнерам – и Вы всегда сможете получить профессиональную консультацию и помощь в решении Ваших задач.

Удачного Вам бизнеса и эффективных решений!

Наши контакты

Телефон
(096) 438-36-24
(095) 547-57-31
Адресул. 600-летия 17-Г,
оф. 310, г. Винница
Электронная почта: www@minisoft.com.ua
Работаем:
ПН-ПТ, 09:00-18:30

Демо-версия программы МиниСофт Коммерция
Презентация компании МиниСофт

Подписка

на новости, акции, специальные предложения компании

© ООО «МиниСофт», все права сохранены
Программное обеспечение для автоматизации торговли

Адрес: ул. 600-летия 17-Г, оф. 310, г. Винница, Украина.
Телефоны: (096) 438-36-24, (095) 547-57-31
Электронная почта: www@minisoft.com.ua

МиниСофт Украина: minisoft.com.ua
МиниСофт Казахстан: minisoft.kz